Mede door “the war on talent” creëren ondernemingen vandaag meer ruimte voor onboarding, het totaalproces waarmee ze een nieuwe werknemer onthalen. Iemand goed verwelkomen en snel in het team laten thuiskomen zou immers mee het positieve verloop van diens “employee journey” kunnen bepalen, en daarmee ook de kans vergroten dat de nieuwe werknemer ook langer aan boord blijft.
In de onthaalpraktijk schiet er voor het stuk pure arbeidsveiligheid nog te vaak weinig tijd over. Nochtans is het voor bepaalde groepen werknemers extra cruciaal niet enkel als tevreden maar ook als gezonde en fysiek intacte employee huiswaarts te keren. Een extra troef ook voor werkgevers want voor steeds meer kandidaten is dit een doorslaggevend argument tijdens het solliciteren.
Dit artikel belicht de meerwaarde die een doorgedreven samenwerking tussen HR en HSE aan het onboardingsproces biedt . Met praktische suggesties en bijzondere aandacht voor het inwerken van wie een hoger risico op arbeidsongevallen loopt.
Inspirerend voor wie het eigen onthaalbeleid tegen het licht wil houden of grondig wil bijstellen.
Succesvolle onboarding
Wanneer is het onthaalproces geslaagd? Kort samengevat wanneer nieuwkomers – vreemd aan de organisatie - geïntegreerd lid ervan zijn. Wanneer ze er een eigen netwerk opgebouwd hebben. Wanneer ze zich gemotiveerd voelen, trots zijn op hun taak binnen de organisatie en deze laten samenvallen met hun persoonlijke doelen.
In totaal neemt dit maanden tot wel een jaar in beslag. Wie dus dacht er met initiatieven tijdens de eerste week of maand vanzelfsprekend te komen, is er voor sommige werknemers aan voor de moeite en ziet mensen al vertrekken tijdens hun eerste 45 dagen. Los van de extra kost aan vervanging bij zulke abrupte onmiddellijke uitstroom wegen ook minder gemotiveerde en productieve werknemers die nooit echt betrokken of degelijk ingewerkt raakten door.
Succesvolle onboarding verloopt als een tweerichtingsproces om kennis te delen, om waarden over te brengen en een duurzame relatie tot stand te laten komen.
- organisatorisch: administratieve verrichtingen, juiste materialen voorzien om het werk goed te kunnen doen
- operationeel: veiligheidstraining, verduidelijking van rollen en bedrijfsjargon
- cultureel en strategisch: kennismaken met bedrijfsvisie, - doelen en engagementen
- sociaal: welkom zijn, een volwaardig groepslid worden
- een significant lager verloop in de eerste drie jaar en bijhorende afname van het aanwervingsbudget
- het eerder bereiken van “volledige productiviteit”
- de maximale betrokkenheid en motivatie van het personeel
Hedendaags gefaseerd onthaal
Het onthaal bestaat uit verschillende fasen die niet strak afgelijnd zijn. Er is op dit vlak ook geen gedetailleerde wetgeving voorhanden. De Codex Welzijn op het Werk (Boek 1, titel 2 hoofdstuk III) vermeldt enkel wat je verplichte minimumvoorwaarden voor de werkgever zou kunnen noemen:
- een lid van de hiërarchische lijn aanduiden om een onthaal te organiseren of als werkgever zelf het onthaal organiseren en alle documenten opmaken en ondertekenen;
- deze persoon een verklaring laten ondertekenen dat het onthaal van de nieuwe medewerker werd uitgevoerd;
- erover laten waken dat de gegeven instructies worden nageleefd en dat de nieuwe werknemer alle informatie goed begrepen heeft;
- de nieuwe werknemer laten begeleiden door een ervaren werknemer hiertoe aangeduid;
- een aan de werkpost of functie aangepaste vorming;
- deze vorming aanpassen aan de ontwikkeling van de risico’s en aan het ontstaan van nieuwe risico’s.
Uiteraard is de concrete uitwerking functie- en sectorgebonden, maar elk onboardingsproces doorloopt los van de unieke bedrijfscultuur en eigen operationele behoeften dezelfde fases: preboarding, oriëntatie/inductie en integratie.
Preboarding
Tegenwoordig stelt men dat de preboarding begint op het moment dat sollicitant en werkgever voor elkaar gekozen hebben - vanaf de contractondertekening tot de eerste werkdag dus. Valt hier een stilte, dan verlies je de pas ontstane connectie. Deze voeden met aandacht werkt veel beter dan er na weken op terug te komen.
Het vermindert voor de werknemer de stress in aanloop naar de start en verlicht de druk op de organisatie tijdens die eerste dagen.
Veel organisaties gaan daarom zo snel mogelijk na een akkoord in het arbeidsvoorwaardengesprek dus al proactief aan de slag met operationele zaken zoals het ondertekenen van contracten en formulieren en het verlenen van toegang tot systemen.
🡪 Praktijktips voor good practice tijdens preboarding:
- Een persoonlijke getinte uitnodiging voor de eerste dag (met heldere info over waar en bij wie zich aan te melden, bereikbaarheid van en toegang tot het bedrijf).
- Op tijd toegang geven tot het intranet of andere bedrijfseigen communicatiekanalen.
- Een warm onthaal door een foto van de contractondertekening op het medewerkersplatform te plaatsen.
- De medewerker zichzelf daar alvast laten introduceren bespaart haar/hem het zichzelf steeds opnieuw uitgebreid te moeten voorstellen op de eerste dag.
- Een welkomstcadeau overhandigen (bv. bloemen, merchandising, kortingsbonnen voor de aankoop van eigen producten).
- Passen van werkkledij en/of bepaalde PBM’s.
- Nieuwtjes of de recente ontwikkelingen in het bedrijf ook al met de nieuweling delen, bv. via de nieuwsbrief of sociale media.
- Tijdig uitnodigen voor informele kennismakingsmomenten zoals een drink of lunch (een startende groep kan al eens samen lunchen).
- Bedrijfsgerelateerde basisrichtlijnen kunnen perfect op voorhand digitaal gedeeld worden. Zaken als het rookbeleid, parkeerbeleid, snelheidsbeperkingen, het dragen van PBM’s in bepaalde zones, omgaan met afwezigheden en prikklok, de verwachting dat iedereen op onveilige situaties reageert of zelfs de hele health and safety policy kunnen zo in alle rust worden doorgenomen.
- Last but not least: een soort startersgids overhandigen met daarin: algemene info over de onderneming, een overzicht van alle medewerkers, maar ook een lijstje van eetgelegenheden in de buurt, wist-je-datjes in de organisatie, een overzicht van alle opleidingen (inclusief samenvatting) enz.
Deze zaken zijn niet alleen goed voor de productiviteit, maar zeker ook voor de tevredenheid, retentie én voor de veiligheidscultuur. Teken je het onboardingsproces (opnieuw) uit? Voorzie dan inzake werken met derden hoe je relevante items uit deze opsomming proactief met hen kan delen.
Oriëntatie/inductie
In het onthaalproces maken sommigen een onderscheid tussen inductie en oriëntatie, bij anderen lopen deze naast of door elkaar. Inductie is wat je organiseert om medewerkers te verwelkomen in de organisatie en haar cultuur. Oriëntatie is het proces om mensen vertrouwd te maken met het beleid en de richtlijnen van de voor hen nog nieuwe organisatie.
Tijdens de oriëntatie/inductie voorziet men doorgaans kortdurende programma’s die de nieuwkomer laten kennismaken met basis werkgelegenheidsinformatie (bijvoorbeeld de nalevingsprocedures, papierwerk en jobvaardigheidstraining). Een aantal van deze topics kunnen eventueel al worden aangepakt in de preboardingsperiode.
Het hele proces vatten in een logische planning die HR en HSE samen opstellen, creëert ruimte. Het voorkomt dat iemand omvergepraat wordt met een lange en erg geconcentreerde informatie-injectie waar uiteindelijk erg weinig van blijft hangen. De bedrijfs- en veiligheidscultuur en vooral de nieuwe werknemer verdienen beter dan een stortvloed aan informatie.
De oriëntatie/inductie biedt, mits professioneel en intelligent beheerd, een indrukwekkende kans om de veiligheidsverwachtingen en -gedragingen vast te stellen en de veiligheidscultuur van de organisatie te onderstrepen. Kom bijvoorbeeld terug op ieders verantwoordelijkheid in work safety door stil te staan bij aanspreekgedrag en ieders rol hierin. Maak kennis met de veiligheidsrollen, met teamleaders en de vertrouwenspersoon. Met de kanalen of momenten om deze personen aan te spreken en de omgangsvormen waarmee dat binnen de onderneming gebeurt.
Voorzie voldoende tijd voor de inductieacitiviteiten en stel vooral de meest geschikte persoon aan om bepaalde trainingen te geven.
Er bestaan tal van apps en digitale toepassingen die HSE-trainingen in behapbare en visueel aantrekkelijke modules gieten. Voordeel is ook dat de werknemer zelf zijn vorderingen ziet en dat hier tijdens evaluaties makkelijk kan naar gepeild worden.
Trainingen meer laten beklijven
Rekening houden met elementen uit de leer over instructiedesign en leerprocessen. De manier waarop ons dingen aangeboden worden, verschilt van individu tot individu in hoe beklijvend de informatie is.
Voorzie tijdens de inductiefase een gedetailleerde tijdslijn die per functie aangeeft welke opleidingen de starter moet doorlopen, binnen welke periode en welke doelstellingen hij of zij daarbij zal moeten bereiken. Leg ook meteen periodieke feedback-en evaluatiemomenten vast, zowel over eerder technische veiligheidsmaterie als pyschosociaal welzijn.
- leidinggevenden die niet kwamen opdagen of geen tijd hadden voor een kennismaking;
- het niet tijdig klaar zijn van eigen werkmiddelen zoals laptop of het niet ingelogd geraken;
- daarnaast bleek het voor sommige ondervraagden heel lastig om goed zicht te krijgen op de complexe structuur van de organisatie en hun eigen functioneren daarin. Dit maakte hen zoekend en onzeker;
- anderen hadden de veelheid aan informatie liever gespreid in de tijd ontvangen, opgedeeld in need-to-know’s en nice-to-know’s en ervoeren de eerste week tot weken als ronduit stresserend;
- aangeduide peters en meters wisten soms zelf niet goed wat er van hen verwacht werd in deze rol. Sommigen namen spontaan veel verantwoordelijkheid, terwijl het voor anderen een moetje was.
- houd rekening met het feit dat de meeste mensen zich psychologisch gezien als nieuweling eerder onzeker en dus kwetsbaar voelen. In deze toestand zijn ze bijzonder gevoelig voor alle aanwijzingen. Ook voor de niet-gewenste of verkeerde boodschap dus. Voorbeeldfiguren die het op vlak van arbeidsveiligheid niet te nauw nemen, geven minstens impliciet de boodschap dat dit geoorloofd is of zelfs de norm;
- zoek naar creatieve technieken om informatie-dumping en invulmarathons te vermijden;
- schakel teamleden met sterke coachingvaardigheden in om de starter een passende en vooral menselijke ondersteuning te geven, in plaats van hem/haar in het diepe te gooien en de zwemmen-of-verzuipen strategie toe te passen;
- maak in overleg tussen HR en HSE een planning over de timing en inhoud van de follow-up van nieuwkomers en neem deze – net als de opleidingsmatrix - op in het DRBS van de organisatie;
- kies “Alles telt” als het motto van dit stuk van het onboardingsproces: elke stap, elke actie, elke communicatie heeft potentiële gevolgen. Niet alleen voor de snelheid en de efficiëntie waarmee een werknemer aan de slag gaat, maar het zegt telkens iets over de organisatie;
- het is nooit te laat of te vroeg voor een “inductie make-over”. Een handige wegwijzer hierbij vind je bijvoorbeeld in het e-book Best Practices for New Hire Orientation, Onboarding, & Training (2020, Intertek Alchemy). Dit e-book komt uit de voedingsindustrie zet je goed op weg met een gestructureerde aanpak met degelijke informatie, timing-voorbeelden en checklists.
Integratie
Na wat men vroeger de inwerktijd noemde, volgt als derde fase de integratie: in deze periode kan zowel on als off the job training verder plaatsvinden. Medewerkers die zich breed kunnen ontwikkelen zijn tevredener, gemotiveerder – ook om bv. onveilige situaties aan te kaarten - en loyaler.
🡪 Praktijktips voor deze fase:
- houd de vinger aan de pols en wacht er geen half jaar mee, zo mis je geen signalen van ontevredenheid of ontmoediging;
- gebruik een van de vele soorten medewerkersenquêtes om te peilen naar voortgang in het onboardingsproces en werkplezier;
- HR-verantwoordelijken, maar ook peter/meter of buddy kunnen met gerichte vragen te kennen geven dat het welzijn van de nieuwe collega hen niet onverschillig laat én de kans bieden om eventuele vragen of werkpunten wederzijds aan te halen. Hoe loopt het hier voor jou? Wat zorgde ervoor dat je je welkom voelde?/Wat zorgt ervoor dat je je hier nog niet helemaal thuis voelt? Wat is jouw rol in het geheel van veilig werken? Kan je omschrijven wat er van jou verwacht wordt? Waarin zou je nog willen groeien en wat kan we jou hierin ondersteunen? Etc.
Kritieke momenten voor de veiligheidscultuur
“You never get a second chance to make a first impression.” In elk leerproces zijn er meer en minder ideale gelegenheden om kennis en gewoonten te installeren. De preboarding en inductie zijn kritieke momenten voor de veiligheidscultuur. Met name bij fabrieksmedewerkers, maar eigenlijk evenzeer voor administratieve krachten ontstaat hier immers het beeld van het bedrijf waar ze net ingestapt zijn. En dus ook of veiligheid er leeft.
Of je die kans verspilt of kapitaliseert, hangt sterk af van de acties op dat moment. Niet zozeer de duur, maar wel de inhoud, de gekozen methodes en de algemene ernst waarmee men safety benadert, zullen de doorslag geven. Onboarding moet een consistent geheel zijn met op elkaar afgestemd fases die geen tegenstrijdige informatie geven. Pas dan ervaart de nieuwe medewerker het als een geloofwaardig traject.
Theorie vs praktijk: hoe het vaak loopt
Nog (te) vaak lopen in dit specifieke stuk onboarding de theoretische voornemens en de praktijk uit elkaar.
“Wat kreeg je mee rond preventie en arbeidsveiligheid?” “Ik kreeg veiligheidsschoenen.” Aan het woord is Thijs*, jobstudent van 18 in een productieomgeving*. Zijn ervaringen zijn ook anno 2023 nog meer regel dan uitzondering.
Op de dag dat Thijs zijn eerste shift startte als productiemedewerker bij de verpakking van voedingssupplementen was hij nochtans eerst uitgebreid onderzocht door een arbeidsgeneesheer. De week voordien kreeg hij van het interimkantoor een bundeltje met daarin de basis voor veilig werken binnen deze sector en dit bedrijf. Het bevatte onder meer een lijstje met voedingsmiddelen die hij zelf niet de plant mocht binnenbrengen om contaminatie te voorkomen. Verder nog een evacuatieplannetje en de contactgegevens van de hiërarchische lijn. Maar blijkbaar associeerde Thijs dat niet meteen met preventie en arbeidsveiligheid. Er werd ook niet op teruggekomen op zijn eerste werkdag.
Niet uitzonderlijk. Met name bij interimkrachten wil men hen vooral zo snel mogelijk laten werken.
Thijs ontving dus de veiligheidsschoenen waarvoor hij zijn maat had mogen doorgeven, maar die hij niet op voorhand kon passen. Ze waren te groot en zaten niet makkelijk. In de productiehal werd hem zijn werkpost gewezen en daar toonde een vaste kracht hem wat hij die dag moest doen. Geen ingewikkelde taak. Hoe hij de band in geval van nood kon stoppen, ergonomie, gehoorbescherming of mondmaskergebruik kwamen niet aan bod. Thijs gebruikte die week ook meermaals een transpallet zonder er eerst ook maar een enkele richtlijn rond te horen. Hij ging bij zijn leidinggevende oordopjes vragen omdat de radio het geluid van de machines nog overstemde. Communiceren met collega’s moest al roepend. ’s Avonds had zijn zakdoek de kleur van het supplement dat hij die dag verpakte.
Er was voor Thijs een medische keuring en belangrijke informatie werd hem als naslagwerk op papier overhandigd. Alleen had deze op de vloer weinig betekenis en was ze niet aangepast aan de functie die hij zou uitvoeren.
De aangewezen persoon gaf hem de allernoodzakelijkste instructies. Ruimte en tijd om vragen te stellen werden hem niet ontzegd, maar ook niet voorgesteld…
Meer kwetsbare groepen werknemers
Het verhaal van Thijs is niet uitzonderlijk. Flexkrachten wil men zo snel mogelijk aan het werk zien gaan. Nochtans doen jobstudenten, stagiairs, interimarbeiders, contractors en nieuwe werknemers in industriële omgevingen het beduidend minder goed in de statistieken van (dodelijke) arbeidsongevallen. (3) (4) Ze zouden tot 50% meer kans lopen op zwaar/blijvend letsel tijdens hun eerste 12 maanden on the job. Extra kwetsbaar in deze omgevingen blijken onervaren anderstaligen en laaggeletterden. (5)
Dat ervoer Winand van Lil (Seekurico) de afgelopen jaren ook als expert-analist van dodelijke arbeidsongevallen op diverse Europese sites. Hij zegt: “Ik pleit daarom voor doorgedreven safety induction én de opvolging daarvan aangepast aan de werknemer, ook bij interne reboarding voor een andere functie. Een ideaal moment om de basis op te frissen of te checken of hij/zij die in de vorige functie al had geïntegreerd.
Volgens mij is er zeker inzake contractor management nog veel ruimte voor verbetering. Hun werknemers kennen het terrein, de processen en de cultuur minder goed of niet en ze worden hier nog lang niet systematisch in begeleid door wie hen inhuurt. Bij werken met derden ontbreekt de check naar veiligheidskennis terwijl er hiervoor uitstekende systemen bestaan die weinig extra administratie vergen maar er wel blijvend de aandacht op vestigen. Iets wat voor mij onontbeerlijk is in een compleet DRBS maar ook gewoon verplicht is volgens de Codex. De opdrachtgever moet voldoende informatie verstrekken.”
Winand beklemtoont daarnaast het belang van op nieuwe werknemers gerichte preventie-inspanningen. Een werkplekbeleid bijvoorbeeld dat de nadruk legt op ook voor anderstaligen begrijpelijke en toegankelijke risicocommunicatie, op de bewustmaking van en bescherming tegen gevaren, maar vooral op emancipatie van tijdelijke werknemers die vrezen hun tewerkstelling te riskeren als ze hun veiligheid laten primeren en risicovolle praktijken aankaarten.
Stof tot nadenken om voortaan met een andere bril naar de vertrouwde onboardingsprocedure te kijken. Op de Prebes website klik je bij de bronnen naar inspirerend leesmateriaal (6) (7) om met het HR-departement jullie onboardingsprogramma tot een best practice te maken. Met die expertise uit zowel de personeels- als de preventiedienst kom je zeker tot een integraal traject dat niet langer een feest van gemiste kansen is.
(1): https://www.growthengineering.co.uk/what-is-edgar-dales-cone-of-experience/
(2): https://www.alchemysystems.com/wp-content/uploads/2022/05/eBook-New-Hire-Onboarding.pdf
(4): https://oem.bmj.com/content/oemed/63/1/27.full.pdf
(5): https://seekurico.be/blog/alles-goed-begrepen-jaja-doet-het-verkeerde/
(6): https://trhrd.files.wordpress.com/2006/10/successfulonboarding.pdf
(7): https://www.alchemysystems.com/wp-content/uploads/2022/05/eBook-New-Hire-Onboarding.pdf